Relazioni pubbliche: prima di tutto sono rapporti interpersonali

Ho terminato da poco la serie di fiere stagionali a cui partecipo seguendo le relazioni pubbliche di alcune aziende tessili.

Il bilancio è positivo, i risultati e la rassegna stampa in crescita, come è auspicabile che sia: l’ufficio stampa è un diesel, ha bisogno di tempi di avvio fisiologici, si deve seminare con pazienza e metodo per iniziare a raccogliere.
Sono soddisfatta in particolare dei rapporti con giornalisti e clienti che si consolidano. In queste occasioni incontrare le redattrici e i redattori e scambiare finalmente due chiacchiere vis-à-vis è un vero piacere, un appuntamento atteso e importante per ravvivare conoscenze nate e cresciute tra scambi di mail e telefonate.
I rapporti umani, appunto. Sono la base delle pr, che sono prima di tutto relazioni pubbliche, nate non per simpatia ma per esigenze lavorative ma altrettanto bisognose di attenzione, cura e rispetto per crescere. Non è necessario che i giornalisti diventino nostri amici, ma buoni referenti sì. Ci vuole rispetto reciproco per ruoli, vincoli e tempi: lavoriamo in punti diversi del flusso di creazione della notizia e collaborare bene è utile per tutti.
L’ufficio stampa ha il compito di proporre la notizia nel modo migliore possibile: completa, corretta e accattivante. Dopo il classico invio del comunicato stampa, le telefonate ai destinatari del comunicato sono un rinforzo importante, un valore aggiunto che ci permette di modulare meglio il messaggio, di aggiungere una connotazione che renda più interessante la notizia, e ci dà feedback importanti per capire come è stata percepita.

Contattare i giornalisti senta diventare stalker

Prima di insistere con dieci telefonate sui numeri fissi, cellulari di lavoro e personali, messaggi su tutti i social e sms, mettiamoci nei panni della redattrice che sta scrivendo un articolo urgente e per qualche ora ha necessità di isolarsi dal mondo, di quella che ci ha manifestato l’interesse a proporre la nostra notizia ma, finché la sua caporedattrice non conferma l’inserimento dell’articolo nel prossimo numero, non ha news per noi e inizierà inevitabilmente a detestarci se non smettiamo di assillarla. Pensiamo al redattore che si è messo di buona volontà per inserire la nostra news all’ultimo momento a patto che gli inviamo subito, anzi prima di subito, quell’informazione/foto/dato/dichiarazione fondamentale: non facciamogli rimpiangere di averci voluto aiutare, procuriamoci subito quel maledetto materiale.

Credo che impostare una relazione in modo corretto ci qualifichi come interlocutori affidabili e professionali, quelli che contattano i redattori quando hanno qualcosa di interessante, non insistono per abitudine ma perché hanno davvero qualcosa da comunicare, quelli che non creano problemi ma, anzi, ne risolvono.

I miei 8 punti per fare pr in modo costruttivo

Nel tempo ho elaborato alcune abitudini per aumentare la possibilità di portare a casa il risultato senza ossessionare i giornalisti e mantenendo un buon rapporto di collaborazione con loro:

• Limitare il numero dei comunicati stampa che invio. Evitare le notizie tirate per i capelli, create solo per compiacere il cliente, per fargli vedere che l’ufficio stampa lavora e scrive tanto. Bisogna lavorare un po’ con il cliente per fargli capire che alcune strategie di sovraesposizione non sono efficaci a lungo, ma devo dire che in genere, quando nota che la strategia di limitarsi a poche-notizie-ma-buone funziona, rinuncia senza problemi al presenzialismo.
• Differenziare e personalizzare il più possibile il taglio delle notizie: mail personalizzate, dati, dettagli e immagini differenziate a seconda delle diverse redazioni, delle loro preferenze, target.
• Proporre notizie in anteprima o in esclusiva ai media o ai freelance con cui abbiamo rapporti di particolare fiducia e collaborazione.
• Utilizzare le occasioni di incontro (eventi, coffee break in sala stampa, press day, ecc) per conoscere persone, scambiare biglietti da visita, incrementare la propria rete di contatti in modo naturale, rilassato, senza sgomitare troppo.
• No a invii spam (centinaia di indirizzi in ccn) e al recall selvaggio con voce da automa.
• No ai messaggi petulanti nelle segreterie telefoniche per essere richiamati, no alle mail per ribadire che non abbiamo ricevuto risposta nonostante le ripetute chiamate fatte.
• No alle insistenze pietose, alle richieste di favore personale, ai toni arroganti (ho assistito a ricatti velati sulla possibilità di tagliare i budget pubblicitari se non si darà spazio all’azienda X, a dichiarazioni “se non avete capito l’importanza della notizia ho dubbi sulla capacità della vostra rivista di sopravvivere alla concorrenza, etc”). Ogni giornalista ha collezionato un piccolo campionario di perle.
• Ringraziare sempre i giornalisti quando pubblicano qualcosa, far capire che apprezziamo il loro impegno a trovare spazio per la nostra notizia e che leggiamo quello che scrivono. È il loro lavoro che svolgono tra stress e pressioni, però niente è mai dovuto, specialmente se non stiamo facendo l’ufficio stampa del Pentagono, dell’ONU o simili.

Se ci creiamo una cattiva reputazione sarà difficile cancellarla.

Le voci corrono velocissime e durano nel tempo. Qualche giorno fa ero a pranzo con una persona che non ha esitato a leggermi la mail di una PR, nota per avere poco tatto. Tutte le persone che erano a quel tavolo si sono prodigate in commenti. In quel momento ho avuto i sudori freddi per lei.

Pensi di aver bisogno di una consulenza per le relazioni pubbliche e ufficio stampa? Contattami per informazioni e un preventivo.