Ho appena rifiutato una proposta di collaborazione che mi è arrivata la vigilia di Natale (a proposito, grazie Babbo Natale per aver letto la mia letterina con il desiderio di ricevere nuovi clienti!)
Non è stato facile ma ho soppesato bene la decisione. Si trattava di un grande evento, uno di quelli che devono portare pubblico pagante per essere in attivo. Avrei dovuto creare un team con diverse figure professionali, impostare una strategia multicanale e seguire ufficio stampa, digital PR, social media, attività promozionali con le scuole e organizzare una conferenza stampa. Benissimo, ho pensato! Avevo già in mente i collaboratori da coinvolgere. Poi ho saputo quanto tempo avevo: un mese scarso di tempo perché, vacanze di Natale incluse, c’erano 28 giorni di calendario per lavorare.
Mission: Impossible
Il mio lavoro non è Mission Impossible e, a dirla tutta, ho sempre detestato Tom Cruise. Nella comunicazione un margine di difficoltà, imprevisto e urgenza c’è sempre, il valore che offro sta anche nella capacità di lavorare sotto pressione e con grande organizzazione.
A volte però bisogna saper riconoscere quando la sfida è fallimentare. Per me, che perderei il sonno per lottare contro il tempo, dovrei tralasciare gli altri lavori già in calendario e avrei un risultato non soddisfacente, forse appena accettabile. E per il cliente, che ha grandi aspettative in termini di visibilità, creazione di reti di contatti, coinvolgimento delle autorità e della stampa, biglietti staccati e, alla fine di tutto, introiti. Credo che una consulente come me debba saper dire quando un traguardo è impossibile da raggiungere, a costo di rinunciare all’incarico.
Mi chiedo però come sia possibile arrivare a ridosso di un evento in cui si ripongono molte speranze senza avere un piano di comunicazione/marketing con tempistiche chiare e senza aver trovato in anticipo un partner di comunicazione che abbia già impostato tutto il lavoro.
Conoscere e rispettare i tempi della comunicazione
La questione centrale è che la comunicazione ha i suoi tempi. L’ufficio stampa, le digital PR e anche la promozione hanno dei tempi fisici per funzionare. Non ci si può buttare a capofitto in una corsa contro il tempo.
Occorre confronto, riflessione e lavoro organizzativo (= tempo) per definire la strategia, il messaggio, cosa comunicare e a chi. Aggiornare mailing list, mandare inviti, scrivere comunicati stampa e farli approvare, organizzare la conferenza stampa in modo che non vada deserta.
E poi ci sono treni che se arriviamo in ritardo perdiamo irrimediabilmente. Qualche esempio? Per essere pubblicati sulle riviste mensili o bimestrali bisogna partire in anticipo di almeno 2-3 mesi sulla data di uscita in edicola, per rispettare i tempi di pianificazione e redazione del numero; per conquistare l’inserzione pubblicitaria (web o cartacea) nella posizione strategica o l’affissione dove e quando desideriamo bisogna prenotare per tempo. Cambiando ambito, per chiamare dei relatori validi a un evento o coinvolgere le scuole in un’attività bisogna avere il margine adatto per esplorare i modi e i tempi giusti per presentare la proposta. Le PR e le digital PR sono le classiche attività in cui il metodo e la costanza producono frutti. Lavorare di fretta e all’ultimo momento rischia di essere il classico buco nell’acqua.
Nell’ambito del copywriting, capita che i clienti mi chiamino meno di una settimana prima dell’evento o del lancio di un prodotto per farmi scrivere il press kit o la brochure, perché si sono accorti che manca un testo ad hoc. Anche se io cerco sempre di accettare e dare priorità al lavoro, mancherà il tempo per rivedere i contenuti con calma, fare i giri previsti di approvazione, fare un controllo finale delle bozze e dell’impaginazione. A volte si manda in stampa un testo che, secondo me, trasmette approssimazione.
Perché è meglio organizzare in anticipo le attività di comunicazione
Talvolta i potenziali clienti contattano tardi i consulenti di comunicazione pensando di risparmiare coinvolgendoli solo per un rush finale. Vi assicuro che non è così e che il preventivo lievita se bisogna mettersi al lavoro tardi con una full immersion. Avere il tempo di curare ogni fase come merita con una buona pianificazione permette a tutti di lavorare meglio e mi consente a dedicare un numero equilibrato di ore lavoro, coinvolgendo i professionisti necessari (video, foto, comunicazione visual, social, etc), senza la necessità di chiamare i rinforzi per attività di segreteria, recall e organizzazione per far fronte all’emergenza.
Quali sono i tempi giusti per la comunicazione?
Per un grande evento come quello di cui parlo sopra 6 mesi prima sono l’ideale. Per il lancio di un nuovo prodotto e per la comunicazione di un convegno occorrono 3-4 mesi di anticipo per sfruttare tutte le opportunità, mentre per la partecipazione a una fiera e per la comunicazione di un’inaugurazione di un locale occorrono 2 mesi. Per la scrittura di testi professionali, cartelle stampa e press kit un mese di tempo è l’ideale per produrre dei testi validi in tempo per le esigenze di stampa e distribuzione.
Contattatemi per informazioni. Vi aiuterò a creare un timing preciso per la comunicazione del vostro progetto.